KOTA MAGELANG - Pemerintah Kota Magelang memberikan apresiasi kepada 5 kelurahan yang telah memenangkan lomba tertib administrasi kearsipan kelurahan se-Kota Magelang tahun 2022. Apresiasi disampaikan Wali Kota Magelang dr. Muchamad Nur Aziz pada apel pagi di halaman belakang Pemkot Magelang, Kamis (30/6/2022).

Lima kelurahan tersebut adalah Jurangombo Utara (Juara I), Tidar Utara (Juara II) dan Gelangan (Juara III) dengan total hadiah berupa uang pembinaan Rp 6 juta. Kemudian, pemenang kategori Inovatif untuk Kelurahan Potrobangsan dan kategori Kreatif untuk Kelurahan Magelang, masing-masing mendapatkan Rp 250.000.

Dokter Aziz mengatakan, arsip merupakan sumber informasi yang sangat vital kedudukannya dalam sebuah instansi atau organisasi, karena pada dasarnya, arsip bukanlah barang mati, melainkan justru mempunyai peran yang hidup berkesinambungan dan lestari dalam laju perkembangan sebuah instansi atau organisasi.

Menurutnya, kesadaran kearsipan perlu digalakkan tidak hanya dalam lingkungan Organisasi Perangkat Daerah (OPD), melainkan juga di lingkungan sekolah dan organisasi swasta, sesuai dengan amanat Perda Kota Magelang no. 13 tahun 2012 tentang penyelenggaraan kearsipan.

"Kesadaran tersebut harus diwujudkan dalam bentuk mekanisme kearsipan yang tertib dan teratur serta berkesinambungan. Untuk menanamkan kesadaran tersebut, harus diapresiasi oleh semua pihak. baik dari tingkat pelaksana, maupun di tingkat para pimpinan," papar Dokter Aziz.

Sebagai sumber informasi, lanjutnya, arsip merupakan aset yang memiliki kekuatan hukum tetap yang dimiliki oleh setiap instansi/organisasi. Oleh karena itu diperlukan manajemen dokumen yang efektif sehingga dapat memberikan keuntungan berupa kemudahan akses dan keamanan data/informasi yang akurat "tertib arsip bebas konflik".

"Saya berharap dengan adanya lomba ini dapat menggali lebih dalam lagi pemahaman dan pengetahuan tentang kearsipan," ungkapnya.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Magelang Arif Barata Sakti menambahkan, mulai tahun 2021, kualitas pengelolaan kearsipan menjadi salah satu indikator penilaian dari indikator penilaian reformasi birokrasi Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan RB). Tahun lalu, Kota Magelang memperoleh nilai  64,74 (kategori baik).

"Tahun lalu kita masuk kategori baik, maka diharapkan kegiatan ini akan menambah nilai agar lebih baik lagi," kata Arif.

Adapun arsip yang dikelola ada 2 jenis, yakni arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis dibagi menjadi arsip dinamis aktif dan inaktif. Jenis arsip aktif berupa arsip-arsip yang tercipta pada tahun ini. Arsip-arsip ini mempunyai masa simpan atau retensi arsip. Retensi arsip ada 3 jenis yaitu permanen, dinilai kembali dan musnah.

Bila arsip tersebut telah habis masa retensinya dan merupakan arsip beretensi musnah maka arsip bisa dimusnahkan. Sedangkan bila arsip tersebut beretensi permanen maka arsip tidak boleh dimusnahkan.Arsip-arsip tersebut bermanfaat untuk mendukung kebutuhan di masa yang akan datang.

Arif melanjutkan, saat ini pihaknya telah mengadakan pengawasan kearsipan internal pada 26 OPD dan kecamatan se-Kota Magelang, dimana hasil dari pengawasan kearsipan tersebut akan menambah nilai pengelolaan kearsipan Pemkot Magelang untuk penilaian tahun 2022.

Kegiatan pengawasan kearsipan ini akan dilaksanakan secara rutin setiap tahun, untuk itu para kepala OPD dan camat diminta secara nyata melakukan langkah-langkah perbaikan dalam pengelolaan kearsipan di OPD masing-masing.

"Untuk pengawasan kearsipan, bukan merupakan lomba, tapi sejauh mana ketaatan OPD dalam melaksanakan regulasi kearsipan yang diciptakan oleh Pemerintah Kota Magelang sebagai salah satu indikator penilaian reformasi birokrasi," ujar Arif.

Sebagai informasi, kegiatan apel juga diisi dengan pemberian penghargaan Employee of The Month bulan Mei dan Juni 2022. (pemkotmgl)